Tietosuojaseloste

1. Johdanto ja Yhteystiedot

Sophos Legal on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa ja verkkosivustonsa käyttäjien yksityisyyttä. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten keräämme, käytämme, säilytämme ja suojaamme henkilötietoja Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjä:
Sophos Legal
14 Veturitie, 7. kerros
00520 Helsinki, Uusimaa
Suomi
Puhelin: +358 9 8565200
Sähköposti: info@solmuadvisors.fi

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä yllä mainittuihin yhteystietoihin.

2. Kerättävät henkilötiedot

Keräämme erilaisia henkilötietoja palveluidemme tarjoamiseksi ja kehittämiseksi. Tietoja kerätään pääasiassa suoraan sinulta, kun käytät palveluitamme, otat meihin yhteyttä tai vierailet verkkosivuillamme. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi:

Yhteystiedot: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite.
Yritystiedot: Yrityksen nimi, y-tunnus, tehtävänimike.
Palvelun käyttöön liittyvät tiedot: Kyselyt, palautteet, asiakassuhdetta koskeva viestintä.
Verkkosivuston käytöstä kerättävät tiedot: IP-osoite, selaimen tyyppi, käyttöjärjestelmä, vierailun aika ja kesto, vieraillut sivut (käytämme Google Analyticsia).

Emme kerää arkaluonteisia henkilötietoja, ellei se ole välttämätöntä lain tai sopimusvelvoitteen täyttämiseksi ja sinun nimenomaisella suostumuksellasi.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Palveluiden tarjoaminen ja hallinnointi: Tilausten ja yhteydenottojen käsittely, viestintä asiakkaan kanssa, sopimusvelvoitteiden täyttäminen. Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano.
Asiakassuhteiden hoitaminen: Asiakaspalvelu, palautteen kerääminen, asiakasviestintä, markkinointi. Oikeusperuste: oikeutettu etu (asiakassuhteen ylläpito) tai suostumus (suoramarkkinointi).
Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen: Kirjanpitoon tai muihin lakisääteisiin vaatimuksiin liittyvien tietojen käsittely. Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite.
Liiketoiminnan kehittäminen: Palveluiden parantaminen, verkkosivuston käytettävyyden analysointi. Oikeusperuste: oikeutettu etu (liiketoiminnan kehittäminen).

Käsittely perustuu ensisijaisesti asiakkaan ja Sophos Legalin väliseen sopimukseen, oikeutettuun etuumme tai asiakkaan suostumukseen.

4. Evästeet ja Seurantateknologiat

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä ja muita vastaavia seurantateknologioita kerätäksemme tietoja käyttäjien toiminnasta verkkosivustolla. Nämä tiedot auttavat meitä parantamaan verkkosivustomme toimivuutta ja käyttäjäkokemusta.

Välttämättömät evästeet: Tarvitaan verkkosivuston perustoimintojen ylläpitämiseen.
Analytiikkaevästeet: Keräävät tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät sivustoa (esim. Google Analytics).
Markkinointievästeet: Kohdennettuun mainontaan.

Voit hallita evästeasetuksiasi selaimesi asetusten kautta. Huomioithan, että evästeiden estäminen voi vaikuttaa verkkosivuston toimivuuteen.

5. Tietojen luovutus ja siirto

Emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille ilman suostumustasi, paitsi seuraavissa tilanteissa:

Palveluntarjoajille: Voimme käyttää luotettavia kolmansia osapuolia suorittamaan tiettyjä tehtäviä puolestamme (esim. IT-palvelut, kirjanpito). Varmistamme, että nämä palveluntarjoajat noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
Lakisääteisten velvoitteiden vuoksi: Voimme joutua luovuttamaan tietoja viranomaisille lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli siirto on välttämätön, varmistamme riittävän tietosuojan tason (esim. EU:n komission mallisopimuslausekkeet).

6. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Säilytysajat määräytyvät tyypillisesti seuraavasti:

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: 5 vuotta asiakassuhteen päättymisestä.
Kirjanpitoaineisto: 6-10 vuotta kirjanpitolain mukaisesti.
Markkinointisuostumukset: kunnes suostumus perutaan.

Arvioimme tietojen säilytystarvetta säännöllisesti ja poistamme tiedot, kun niille ei ole enää perusteltua käsittelytarvetta.

7. Oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet omiin henkilötietoihisi liittyen:

Oikeus saada pääsy tietoihin: Voit pyytää pääsyn omiin tietoihisi ja saada kopion niistä.
Oikeus tietojen oikaisemiseen: Voit pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua.
Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi): Tietyin edellytyksin voit pyytää tietojesi poistamista.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyin edellytyksin voit pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Voit tietyin edellytyksin saada itsellesi toimittamasi tiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytettävässä muodossa.
Vastustamisoikeus: Voit vastustaa tietojesi käsittelyä tietyin perustein, kuten suoramarkkinoinnin osalta.
Oikeus peruuttaa suostumus: Jos käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Tämä ei vaikuta ennen peruutusta suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä meihin tämän selosteen alussa mainituin yhteystiedoin. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto) jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty virheellisesti.

8. Tietoturvallisuus

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta pääsyltä, luvattomalta hävittämiseltä, muuttamiselta tai paljastamiselta. Näihin toimenpiteisiin kuuluvat mm. palomuurit, salaustekniikat, kulunvalvonta, käyttöoikeushallinta ja henkilöstön koulutus.

Tietojen käsittelyyn on pääsy vain niillä Sophos Legalin työntekijöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Kaikki työntekijämme ovat sitoutuneet salassapitovelvollisuuteen.

9. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Julkaisemme päivitetyn selosteen verkkosivuillamme, ja suosittelemme tarkistamaan sen säännöllisesti. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme tarvittaessa suoraan asiakkaillemme.

Viimeksi päivitetty: 26. marraskuuta 2023